Lorsque vos e-mails restent sans réponse malgré leur pertinence, une relance stratégique peut faire toute la différence. Que vous soyez un professionnel cherchant à conclure une affaire ou un recruteur attendant une réponse, la manière dont vous formulez votre mail de relance peut influencer le résultat. Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques, fournirons des exemples concrets, et partagerons des conseils pour optimiser vos mails de relance.
Qu’est-ce qu’un mail de relance et son importance
Définition
Un mail de relance est une communication envoyée après un premier message sans réponse, dans le but d’obtenir une action ou une réaction du destinataire. Cela peut concerner divers sujets tels que des propositions commerciales, des rappels d’entretien, des sollicitations de feedback, etc.
Enjeux stratégiques
La relance par e-mail va au-delà de la simple répétition du premier message. Elle implique des enjeux majeurs tels que la visibilité, l’engagement, et la démonstration de professionnalisme. Elle offre une seconde chance d’attirer l’attention dans une boîte de réception encombrée, incite à l’action, et montre que vous êtes sérieux et investi.
Pourquoi relancer par e-mail ?
Tous les e-mails ne reçoivent pas de réponse lors du premier envoi. La relance peut considérablement augmenter le taux d’ouverture et de conversion. Elle sert de rappel, surtout lorsque les destinataires sont occupés et risquent d’oublier votre message initial. De plus, elle offre une nouvelle opportunité de capter l’intérêt du destinataire si votre offre est pertinente.
Conseils pour formuler un mail de relance efficace
1. Objectif clair et précis
Dans un océan d’informations, la clarté est cruciale. Chaque mail de relance doit avoir un but précis. Identifiez dès le début ce que vous souhaitez que le destinataire fasse, que ce soit répondre à une demande, finaliser un achat, ou fournir des feedbacks.
2. Ton professionnel et courtois
Le respect est essentiel dans toute communication professionnelle. Adopte un ton à la fois professionnel et courtois, évitant tout ton condescendant ou impatient. Reconnaître et respecter le temps et les responsabilités du destinataire est crucial.
3. Contenu concis et pertinent
Dans le monde rapide d’aujourd’hui, les e-mails doivent aller droit au but. Soyez concis, offrez des informations utiles et pertinentes sans superflu. Utilisez des listes à puces, des titres, et des mises en forme pour faciliter la lecture.
4. Une accroche impactante
L’en-tête est votre première chance d’attirer l’attention. Une accroche percutante doit susciter la curiosité et inciter le destinataire à ouvrir votre e-mail parmi d’autres. Elle doit refléter l’essence de votre message de manière concise et pertinente.
Mots clés : accroche, première impression.
5. Connaître le bon timing
Le timing est essentiel. Envoyer votre relance trop tôt peut paraître pressant, tandis qu’attendre trop longtemps pourrait indiquer que vous avez été oublié. Trouver le juste milieu est crucial.
6. Personnaliser selon le destinataire
Comprendre les besoins et préoccupations spécifiques du destinataire peut grandement augmenter l’efficacité de votre mail. Faites des recherches préalables pour personnaliser votre approche.
7. Suivre l’évolution
Savoir si votre mail a été reçu et lu peut fournir des indices importants. Utilisez des outils comme Mailtrack ou Yesware pour obtenir des informations sur l’engagement du destinataire.
8. Un appel à l’action clair (CTA)
N’oubliez pas d’inclure un appel à l’action claire. Si le destinataire ne sait pas quelle action entreprendre, il est moins susceptible de répondre. Soyez direct sur les étapes que vous souhaitez qu’il prenne.
Exemples de mails de relance
Pour les professionnels
Relance client
Objet : Suite à notre dernière discussion – Informations supplémentaires à votre disposition
Bonjour [Nom du client],
J’espère que tout va bien. Suite à notre récente conversation au sujet de [sujet de discussion], je souhaitais m’assurer que vous disposiez de toutes les informations nécessaires pour avancer. N’hésitez pas si vous avez des questions ou si vous souhaitez planifier une autre rencontre.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance fournisseur
Objet : Besoin d’une mise à jour sur la commande #12345
Bonjour [Nom du fournisseur],
Nous sommes impatients de recevoir la commande #12345. Comme convenu, la date de livraison était prévue pour le novembre 27, 2023. Pourriez-vous nous donner une mise à jour sur l’état de la commande, s’il vous plaît ?
Merci d’avance.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance proposition commerciale
Objet : Proposition commerciale [Nom de la solution/proposition] – Vos réflexions ?
Bonjour [Nom du prospect],
J’espère que vous avez eu l’occasion d’examiner notre proposition concernant [Nom de la solution/proposition]. Avez-vous des questions ou des points à éclaircir ? Je serais ravi(e) de discuter davantage ou de répondre à toute interrogation que vous pourriez avoir.
Au plaisir de vous lire.
Cordialement,
[Votre nom]
Pour les candidats (recrutement)
Relance candidature sans réponse
Objet : Suite à ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]
Bonjour [Nom du recruteur],
J’ai postulé pour le poste de [Intitulé du poste] le novembre 27, 2023. Je suis enthousiaste à l’idée de rejoindre [Nom de l’entreprise] et d’apporter ma contribution à [un aspect spécifique du job/mission de l’entreprise]. Pourriez-vous m’informer de la suite du processus de recrutement?
Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance après un entretien
Objet : Retour suite à notre entretien du novembre 27, 2023
Bonjour [Nom du recruteur],
Je tenais à vous remercier pour l’entretien du novembre 27, 2023. J’ai été ravi(e) d’en apprendre davantage sur [Nom de l’entreprise] et sur le rôle de [Intitulé du poste]. Pouvez-vous m’indiquer quand je pourrais m’attendre à des nouvelles concernant les prochaines étapes?
Je vous remercie et reste à votre disposition.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance recruteur sans nouvelles
Objet : Suite à ma candidature pour [Intitulé du poste]
Bonjour [Nom du recruteur],
J’espère que vous allez bien. Je me permets de revenir vers vous concernant ma candidature pour le poste de [Intitulé du poste]. Je suis toujours très intéressé(e) par cette opportunité et aimerais connaître l’état d’avancement du processus de recrutement.
Je vous remercie par avance pour votre retour.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance candidature alternance/stage
Objet : Candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité]
Bonjour [Nom du recruteur],
Je me permets de vous relancer concernant ma candidature pour une alternance/stage en [domaine ou spécialité] au sein de [Nom de l’entreprise]. Je suis persuadé(e) que cette expérience serait mutuellement bénéfique, et je suis impatient(e) de pouvoir apporter ma passion et mes compétences à votre équipe.
Auriez-vous des nouvelles concernant l’évolution de ma candidature?
Je vous remercie pour votre temps et votre considération.
Cordialement,
[Votre nom]
Erreurs Courantes à Éviter
1. Objet flou ou non engageant
L’objet est la première chose que votre destinataire verra. Un objet vague peut entraîner l’ignorance de votre mail. Soignez l’objet, rendez-le pertinent et engageant.
2. Ignorer la personnalisation
Envoyer le même e-mail générique donne l’impression que vous n’accordez pas d’importance à l’individualité du destinataire. Utilisez le nom du destinataire et adaptez le contenu à ses besoins spécifiques.
3. Contenu trop long et non structuré
Les e-mails longs et non structurés peuvent décourager les lecteurs. Gardez vos e-mails courts, utilisez des sous-titres et des listes pour une meilleure lisibilité.
4. Ton condescendant ou agressif
L’agressivité ou la condescendance peut nuire à votre réputation. Maintenez un ton professionnel et respectueux.
5. Oublier un CTA clair
Si le destinataire ne sait pas quelles étapes entreprendre, il est probable qu’il ne fasse rien. Incluez un CTA clair pour guider l’action du destinataire.
6. Négliger l’importance d’une signature professionnelle
Une signature de mail bien conçue renforce votre professionnalisme. Incluez des informations pertinentes telles que votre nom, titre, entreprise, et des liens vers vos profils professionnels.
Outils et logiciels pour optimiser vos courriels de relance
Outils de suivi des courriels
Yesware
Un outil intégré à Gmail et Outlook fournissant un suivi en temps réel des ouvertures de courriels.
Mailtrack
Une extension pour Gmail offrant des fonctionnalités de suivi simples et efficaces.
Plateformes d’automatisation des courriels
HubSpot
Une plateforme tout-en-un offrant des outils CRM, marketing, vente, et service client, incluant l’automatisation des courriels.
Mailchimp
Un service d’automatisation de courriels populaire avec des fonctionnalités de segmentation et d’analyse.
SendinBlue
Une plateforme d’automatisation marketing avec des fonctionnalités avancées d’emailing.
Mots clés : automatisation courriels, HubSpot, Mailchimp, SendinBlue.
Outils de rédaction et de test
Grammarly
Un outil de correction grammaticale et stylistique pour s’assurer que vos courriels sont bien rédigés.
SubjectLine
Un outil de test pour évaluer l’efficacité des objets de courriels.
Intégrations et extensions
Zapier
Automatisez les workflows entre différents outils et plateformes.
Boomerang for Gmail
Programmez l’envoi de vos courriels et définissez des rappels pour les courriels sans réponse.
