Faut-il externaliser votre service informatique? Nous essayons de répondre à cette question dans cet article qui va vous construire.
Définition
L'externalisation de votre DSI s'explique par un processus par lequel une société prestataire propose à une autre société qui gère habituellement sa DSI en interne d'externaliser sa gestion. Dans de nombreux cas, la gestion du service informatique est complètement externalisée au point où la planification, l'analyse, l'installation, l'administration et la maintenance du réseau et des postes de travail sont gérées en externe. Plusieurs structures confient leurs prestations informatiques au sous-traitant à Grand Croix s'ils sont dans cette zone.
L'externalisation de votre système informatique est parfois présentée comme les inconvénients d'un correctif de faiblesse mal appliqué. Cependant, certaines entreprises y voient une approche prometteuse. L'externalisation a permis à de nombreuses entreprises d'améliorer significativement les performances de leur système d'information. Mais, pour d'autres, c'était une route avec des échecs. Plusieurs causes peuvent expliquer ce résultat, mais nous devons vous préciser que les risques liés à l'externalisation sont multiples et indissociables. Il est également susceptible de générer des bénéfices en interne sans sous-traitants. Ceci est uniquement le résultat des mesures de réorganisation de l'entreprise.
Quelle approche adopter pour profiter des opportunités d'externalisation?
Pour éviter tout risque infondé, il est préférable de ne pas confier l'intégralité de votre système informatique à un sous-traitant. Il suffit que le service informatique interne s'appuie sur une politique claire et s'appuie sur la direction générale pour réussir sa démarche d'externalisation. Dans ce cas, vous pouvez obtenir des résultats équivalents et parfois meilleurs que les sous-traitants. Le choix de confier l'infogérance à un sous-traitant reste toujours pertinent pour certaines sous-parties du système d'information. Par conséquent, certaines applications standardisées peuvent être externalisées en toute sécurité. Mettre votre DSI interne en concurrence avec des infogérants est un impact profitable. Pour profiter des opportunités d'externalisation, la meilleure solution est donc de procéder à une évaluation systématique de chaque sous-partie du système d'information.
Les clés d'une externalisation réussie
L'entreprise elle-même est un parfait modèle d'organisation qui présente de nombreux avantages mais aussi des risques éventuels. Il est possible de garantir le transfert des sous-parties de votre activité à un sous-traitant. L'externalisation est l'une des méthodes évolutives qui a le plus affecté les opérations commerciales ces dernières années. Initialement, elle n'était établie que pour la fonction de production, mais elle touche aujourd'hui toutes les activités d'une entreprise, c'est-à-dire le système logistique, l'informatique, la relation commerciale et client, les ressources humaines, la comptabilité, le service commercial, etc. etc. L'externalisation, qui prend la forme d'une simple prestation de services, renvoie de plus en plus aux fonctions et visions générales de l'entreprise. Ainsi, les entreprises dont l'activité repose principalement sur des prestataires de services externes peuvent désormais atteindre leurs objectifs.
Les principaux avantages de l'externalisation sont multiples même pour l'achat de tous les équipements électroniques. Nous nous distinguons :
– La baisse des charges.
– Passage des coûts fixes aux coûts variables.
– Focus sur le département en question.
La possibilité de demander l'assistance des meilleurs spécialistes dans chaque domaine, etc.
L'externalisation vous permet également de vous concentrer sur votre cœur de métier et de confier les responsabilités quotidiennes de gestion informatique à un prestataire de services. Il faut garder à l'esprit qu'il ne s'agit pas de s'entourer d'un prestataire qui n'intervient qu'en cas de force majeure, mais plutôt d'un partenaire dynamique qui sait anticiper dans le domaine de la maintenance ou de la veille technologique par exemple. C'est la garantie de rester compétitif sur le marché même au fil des années.
Que votre méthode d'externalisation soit positive ou négative, les transformations qui en résultent ne sont pas anodines. Ils peuvent tout simplement provoquer une véritable désorganisation de votre entreprise et également la démoralisation des employés. Le plus gros incident pour votre entreprise sera de réaliser plus tard que vous avez perdu le contrôle d'une fonction essentielle et serez toujours obligé de recontacter des sous-traitants au point de devenir dépendant de leurs mauvaises performances. Ces conseils listés ci-dessus font le point sur les bonnes pratiques qui permettent d'éviter certaines mauvaises surprises :
Une entreprise qui accepte d'externaliser son système d'information ne doit pas surestimer les bénéfices qu'elle en attend en retour. Avant toute décision, vous devez prendre soin d'identifier les dépenses et les risques cachés. Vous devez également être conscient de la nature délicate de la phase de transition. Elle doit veiller à faire suffisamment de préparation et d'accompagnement. Vous devez également acquérir des compétences qui vous permettront de contrôler le travail de votre entreprise sous-traitante ou, le cas échéant, de reprendre le contrôle si nécessaire.
L'externalisation de tous les domaines est possible. Ce n'est pas seulement le service informatique. Mais l'entreprise doit procéder par étape si nécessaire pour ne pas perdre le contrôle. Dans un premier temps, il est possible, par exemple, de commencer par s'appuyer sur un prestataire pour gérer votre infrastructure, puis de passer à une gestion complète, transférant ainsi toutes ces ressources informatiques de l'interne vers l'externe. Cela permettra aux collaborateurs de l'entreprise de définir clairement leurs objectifs et de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée pour une meilleure performance.
Une bonne externalisation respecte tout de même quelques étapes clés. Dans un premier temps, il faut commencer par une phase préalable de demande de conseil et d'analyse générale des besoins de l'entreprise. Cette étape est très essentielle car elle permet à l'entreprise d'externalisation de comprendre les prérogatives, les risques et de trouver la meilleure façon pour votre entreprise d'effectuer sa transition. Le suivi de projet a une conséquence très importante dans l'externalisation. Certains prestataires ignorent cet aspect, alors qu'il est important d'expliquer à chaque personnel le changement qui va se produire dans son quotidien. Chaque entreprise doit prendre ces dispositions concernant :
Le choix de l'entreprise sous-traitante, documentant d'abord sa capacité à répondre à toutes les questions techniques, puis sa capacité à réaliser un accompagnement efficace, notamment en fin de projet. Les références, la proximité et la réactivité de votre sous-traitant, la confidentialité des données, le datacenter, les garanties en termes de certification et d'expérience sont les différents critères à prendre en compte.
Choisir sa société de sous-traitance en fonction de ses compétences est généralement primordial. Cela vous permettra de mieux expliquer les détails ou les priorités de votre entreprise. Certaines entreprises préfèrent combiner plusieurs types de services avec différents sous-traitants. Par exemple, l'hébergement de certains services applicatifs de l'entreprise et le maintien en condition opérationnelle d'une antenne locale. Cependant, il est essentiel que les fournisseurs de services aient une expérience en tant qu'intégrateur dans cette possibilité.
