Vous êtes TPE, indépendant ou auto-entrepreneur? Vous êtes une PME avec une vingtaine de commerciaux et autant de consultants? Vous êtes un service comptable dédié à plus d'une dizaine de filiales du groupe? Dans tous ces cas, vous devez traiter des notes de frais professionnelles quotidiennes ou mensuelles.
Alors, comment s'assurer que la note de frais n'est plus votre bête noire? Vous en avez assez des dizaines de factures et de reçus de carte de crédit à moitié effacés à trier et à vérifier scrupuleusement?
Il existe désormais une solution complète et intégrée pour la gestion des notes de frais. Il vous permet de gérer toutes vos dépenses professionnelles en quelques clics et élimine les tracas de la paperasse. C'est la solution intégrée d'Expensya : un outil de reporting de dépenses dédié conçu pour tous les contextes métiers.
bonus
Pour éviter tout litige ou recouvrement indigeste auprès de l'URSSAF, vous devez noter (ou faire noter par vos équipes) les précisions relatives aux justificatifs de dépenses.
La note de frais doit mentionner pour les dépenses alimentaires :
– La date et le lieu du restaurant – Le nom de l'entreprise cliente – Et même le nom de chaque convive si vous voulez être pointilleux (on se contente généralement du nombre de convives et d'un nom)
Le montant des frais doit être raisonnable (un restaurant atypique, bien sûr, mais attention à la note salée!) et limité à cinq invitations par mois.
Pour l'hébergement, il doit déjà être justifié par une distance de transport minimum d'une heure et demie jusqu'au domicile de la personne hébergée (le plus souvent un commercial en mission).
Quant aux frais kilométriques, ceux-ci peuvent être justifiés auprès des bulletins de péage qui certifient les déplacements, et peuvent eux-mêmes être inclus dans les dépenses, qui couvrent l'essence, l'entretien et la dépréciation (amortissement) du véhicule, ainsi que l'assurance de la voiture..
D'autres dépenses (acquisition d'équipements de travail par exemple) pourront également être déduites dans une limite raisonnable, au-delà de laquelle l'URSSAF refusera de les exonérer de charges sociales et les réintégrera dans les indemnités salariales.
Une note de frais non valablement motivée sera toujours considérée comme inexistante par un inspecteur de l'URSSAF, et au-delà d'un certain montant ou nombre, des pénalités pourront être ajoutées.
La solution de gestion intégrée
Accessible via web ou application mobile, une solution intégrée de gestion des notes de frais vous permettra de saisir en temps réel les pièces justificatives, simplement en les saisissant. Le logiciel scanne les factures et renseigne directement les champs correspondants (date, montant, TVA). Les informations de chaque note de frais sont téléchargées vers le gestionnaire et les comptes en temps réel. Vous n'avez plus à vous soucier des contrôles redondants et du risque d'erreurs de saisie.
Le logiciel permet en plus de la collecte de données, du reporting et du suivi des données : une équipe commerciale régionale dépense plus, une autre dépense moins. Oui, c'est normal, c'est structurel, c'est lié à la taille de la région, non, c'est inhabituel, c'est lié à une foire ou à un événement exceptionnel, la conclusion d'un gros contrat.
Chaque note de frais peut être facilement analysée sans vous casser la tête. Vous gagnez beaucoup de temps. Et le temps c'est… moins de respiration et moins de stress!
